Power BI en libre-service : comment ça marche ?

1. Le matériel

Le choix du matériel est fondamental dans toute mise en place d’architecture « data » ! En règle générale, les fournisseurs de solutions mettent à votre dispositions les requirements matériels qui permettront un fonctionnement optimal des solutions. 

Si vous avez déjà une idée des solutions techniques que vous voulez implémenter dans votre architecture BI en libre-service, vous pouvez d’ores et déjà vous référer à la documentation de vos fournisseurs habituels. 

A l’inverse, si vous choisissez de dupliquer notre environnement, nous détaillons les spécifications de nos machines dans la rubrique « installation » du présent article. 

Au niveau des machines proprement dites, nous recommandons l’utilisation systématique de serveurs. Vous pouvez utiliser vos propres serveurs si vous disposez d’une infrastructure on-premises, ou alors vous pouvez utiliser les serveurs de votre fournisseur de cloud habituel. Chez Datavizin, nous avons pour habitude de créer des serveurs et machines virtuels dans un cloud suisse souverain. 

2. L’architecture

L’architecture de votre plateforme de Business Intelligence en libre-service est un élément central. Dans cet exemple, nous avons choisi une architecture 100% Microsoft (SQL Server, SSIS et Power BI RS), un écosystème très largement répandu et généralement accessible à tous.

Il est bien évidemment possible de retenir d’autres technologies et de faire un panachage entre différents systèmes. L’important est ici de conserver la stratégie « data » ou a logique sous-jacente : hébergement de bases de données, flux de données et solution de reporting ou de data vizualisation.

Bronze / Silver / Gold vs Import / Staging / DWH ? Datamarket ou Datalake ?

Ces questions – parfois existentielles ! – peuvent trouver plusieurs réponses selon le contexte, votre degré de maturité vis-à-vis de la Data au sens large, votre stratégie « data-driven », etc.

Dans bien des cas, il s’agit surtout de déployer une architecture BI adaptée à vos données et cohérente avec votre budget. Si vous avez un faible volume de données, peu de retraitement, optez pour le datamarket. A l’inverse, si vous importez un grand volume de données issues de plusieurs sources différentes, les stratégies ETL / ELT ont tout leur sens.

Enfin, si votre priorité est de donner à vos utilisateurs des informations en temps réel, le datalake sera une solution viable.

Chaque situation doit être évaluée (et réévaluée dans le temps !) en fonction de vos besoins et de votre situation particulière. Notre équipe peut vous aider à faire le point !

Pour résumer :

• Petit volume de données, faible complexité : optez pour un datamarket.

• Multiples sources de données, besoins de traitement ETL : mettez en place un data warehouse (DWH).

• Données en temps réel ou semi-structurées : le datalake est une bonne option.

3. Paramétrage des composants

Installez SQL Server

Vous pouvez par exemple télécharger et installer la dernière version de SQL Server depuis le site officiel de Microsoft. L’édition Express est gratuite mais ses fonctionnalités sont limitées. La version Standard est adapté aux besoins ambitieux, tandis que l’édition Enterprise garantit un maximum de fonctionnalités. Pour tester et évaluer SQL Server, vous pouvez installer la Developer Edition.

N’oubliez pas que vous pouvez installer SQL Server dans Azure, sur Linux ou dans un conteneur Docker !

Installez SSIS

SSIS (SQL Server Integration Services) est un composant de SQL Server. Il vous suffit de cocher l’option lors de l’installation de SQL Server Developer, Standard ou Enterprise Edition. 

Attention, SSIS n’est pas compatible avec l’édition Express de SQL Server.

(en option) Installez SSAS

Tout comme SSIS, SQL Server Analysis Services s’installe en même temps que SQL Server Developer, Standard ou Enterprise.

SSAS est associé à deux services : SSAS Multidimensionnel et SSAS Tabulaire. Il est possible de n’activer qu’un seul de ces deux services, ou les deux. 

Pour des raisons de performances, nous conseillons d’installer une instance SSAS sur un serveur séparé de vos bases de données SQL Server et/ou de vos flux SSIS. En effet, si vos cubes possèdent beaucoup de visiteurs (ce que nous vous souhaitons !), le fonctionnement de SQL Server, SSIS et SSAS en parallèle sur la même machine risque de saturer la mémoire. 

Installez Power BI Report Server

Enfin, pour partager et structurer votre catalogue de rapports, KPI et tableaux de bord, rien de mieux que d’installer votre propre instance de Power BI Report Server !

Attention, l’installation de Power BI Report Server en soi ne comporte pas de parties spécialement techniques, mais la configuration du service peut demander certaines compétences spécifiques. Il vous faudra en effet activer les ports SSL et installer un certificat HTTPS pour garantir une sécurité optimale à vos utilisateurs !

4. Gestion des permissions

Pourquoi gérer les permissions ?

Toutes vos données ne sont pas forcément destinées à tous les publics, tous les indicateurs ne sont pas toujours à diffuser auprès de toutes les équipes.

La notion de « role »

Afin d’adopter une gestion des permissions plus durable et plus fluide, il vaut mieux confier des permissions au « role » ou à la « fonction » plutôt qu’à l’individu. Ainsi, lorsque vos collaborateurs changent de poste, quittent ou rejoignent l’entreprise, vous vous assurez que chaque fonction dispose bien du degré de permissions qui lui permet d’effectuer son travail dans de bonnes conditions.

Les permissions sous Windows / Microsoft

Si vous possédez un Active Directory, SQL Server et Power BI Server s’intègreront sans problème dans votre infrastructure. Si vous n’utilisez pas d’AD, il sera toujours possible de créer des groupes et des roles localement dans SQL Server / Power BI Report Server.

5. un exemple concret : suivi commercial en libre-service

Objectif : suivi des indicateurs de vente

Offrir aux équipes commerciales un accès autonome à leurs résultats, indicateurs de vente, opportunités ouvertes via des rapports Power BI interactifs.

Une architecture 100% Microsoft

• L’IT n’est plus sollicité pour chaque rapport.

• Les commerciaux accèdent en autonomie à des rapports filtrés selon leur portefeuille.

• Le manager dispose d’une vue consolidée, en temps réel.

• Les équipes commerciales reprennent confiance en leurs données.

Une solution souveraine et évolutive

La BI en libre-service construite avec Power BI Server vous offre une autonomie métier, tout en assurant une gouvernance totale des données. Grâce à une architecture maîtrisée et hébergée localement, vous restez maître de vos données, dans tous les sens du terme.